Buukkaus B2B-myyntiin: kenelle palvelu sopii?
Hyvä myyntitapaaminen ei synny pelkästä kalenterivarauksesta. Ennen tapaamista pitää löytää sopiva yritys, tavoittaa oikea päättäjä ja herättää kiinnostus aiheeseen, joka liittyy hänen tilanteeseensa. Good Callilla hoidamme myynnin alkuvaihetta asiakkaidemme puolesta ja välitämme myyjille keskusteluista saadut olennaiset tiedot. Tavoitteemme on sopia tapaamisia, joissa molemmat osapuolet tietävät jo etukäteen, miksi keskustelu kannattaa käydä.
Tässä artikkelissa kerromme, mitä buukkaus tarkoittaa, miten B2B-buukkaus etenee, kenelle palvelu sopii sekä miten sen hintaa ja tuloksia kannattaa arvioida.
5 tärkeintä nostoa artikkelista
- B2B-buukkaus tarkoittaa myyntitapaamisten sopimista yritysten välillä.
- Tavoitteena on saada oikea päättäjä keskustelemaan myyjän kanssa silloin, kun keskustelulle on relevantti syy.
- Ennen tapaamista varmistetaan, että yritys kuuluu kohderyhmään ja että tapaamiselle löytyy riittävä kaupallinen peruste.
- Buukkauksen ulkoistaminen sopii erityisesti arvokkaita B2B-palveluita myyville yrityksille, joilla on riittävän laaja kohdemarkkina.
- Buukkauksen tuloksia kannattaa arvioida sovittujen tapaamisten määrän, niiden toteutumisprosentin ja laadun perusteella.
Mitä tarkoittaa buukkaus?
Buukkaus tarkoittaa myyntitapaamisen sopimista potentiaalisen asiakkaan ja myyjän välille. Sen tarkoituksena on avata kaupallinen keskustelu, ei tehdä kauppaa puhelun aikana. Ennen tapaamista selvitetään, tavoitetaanko oikea päättäjä, löytyykö keskustelulle ajankohtainen syy ja voisiko yritys hyötyä tarjotusta palvelusta. Jos tavoitteena on tehdä kauppa suoraan puhelimessa, kyse on buukkauksen sijaan puhelinmyynnistä.
Salesforcen mukaan tapaamisten sopiminen kuuluu myynnin alkuvaiheeseen, jossa potentiaaliset asiakkaat tunnistetaan, kontaktoidaan ja arvioidaan ennen kuin keskustelu siirtyy myyjälle. Tavoitteena ei ole kerätä kalenteriin mahdollisimman paljon tapaamisia. Laadukas buukkaus tuo myyjän keskusteluun oikean päättäjän kanssa, jolla on aito kiinnostus ja syy jatkaa keskustelua.
Me Good Callilla emme pidä onnistuneena kampanjaa, joka tuo paljon tapaamisia mutta ei vie myyntiä eteenpäin. Ennen soittojen aloittamista perehdymme asiakkaan liiketoimintaan, rajaamme kohderyhmää ja kirkastamme myyntitarinan. Soittajiemme tehtävänä on käydä päättäjän kanssa hyödyllinen keskustelu, joka erottuu tavallisesta kylmäpuhelusta. Vaikka tapaamista ei syntyisi heti, puhelusta saadaan tietoa markkinan tarpeista, kiinnostuksesta ja oston esteistä.
Miten B2B-buukkaus etenee käytännössä?
B2B-buukkaus etenee kolmessa vaiheessa. Ensin määrittelemme asiakkaan kanssa tavoitteen, alustavan kohderyhmän ja hyvän tapaamisen kriteerit. Seuraavaksi otamme yhteyttä oikeisiin päättäjiin ja selvitämme, miten heidän tilanteensa sopii tarjottuun palveluun. Lopuksi sovimme tapaamisen ja välitämme keskustelun tärkeät tiedot myyjälle.
Yhteydenotot antavat samalla laajempaa tietoa markkinasta. Ne kertovat, mitkä aiheet herättävät kiinnostusta, millaisia tarpeita päättäjät nostavat esiin, mitkä esteet toistuvat ja missä kaupallisia mahdollisuuksia löytyy. Hyödynnämme havaintoja kohderyhmän ja myyntiviestin kehittämiseen koko yhteistyön ajan. Seuraavaksi käymme buukkauksen kolme vaihetta läpi tarkemmin.
1. Tavoitteet, kohderyhmä ja tapaamisen kriteerit määritellään
Aloitamme työn yhteisellä suunnittelulla. Sovimme asiakkaan kanssa tavoitteet, lähestyttävät yritykset ja oikeat päättäjät. Määrittelemme myös, mitä tapaamisesta pitää selvitä ennen kuin välitämme sen myyjälle. Sen jälkeen etsimme rajaukseen sopivat yritykset ja muotoilemme yhdessä myyntiviestin, joka kertoo päättäjälle selkeästi yhteydenoton syyn ja keskustelun mahdollisen hyödyn.
2. Oikeat päättäjät kontaktoidaan ja heidän tilanteensa kartoitetaan
Otamme yhteyttä valittuihin päättäjiin ja avaamme keskustelun yhdessä rakennetun myyntiviestin pohjalta. Selvitämme, miten yritys toimii nyt, mitä se haluaa kehittää ja milloin aihe voi tulla ajankohtaiseksi. Varmistamme myös, että tavoitettu henkilö vastaa käsiteltävästä asiasta. Edustamme puhelussa asiakkaamme brändiä, joten valmistaudumme huolellisesti, puhumme ymmärrettävästi ja kuuntelemme vastauksia.
3. Relevantti tapaaminen sovitaan ja tiedot välitetään myyjälle
Sovimme tapaamisen, kun yritys, päättäjä ja keskustelun aihe täyttävät yhdessä määritellyt kriteerit. Lähetämme osallistujille kalenterikutsun ja kirjaamme myyjälle päättäjän roolin, tarpeet, ajankohtaiset hankkeet ja mahdolliset epäilykset. Välitämme asiakkaalle myös laajemmat markkinahavainnot, kuten toistuvat tarpeet, kiinnostavat aiheet, yleiset esteet ja kaupalliset mahdollisuudet. Näin buukkauspalvelumme tukee yksittäiseen tapaamiseen valmistautumisen lisäksi kohderyhmän, myyntiviestin ja myyntityön kehittämistä.
Miten hyvä myyntitarina kirjoitetaan?
Hyvä myyntitarina kirjoitetaan perehtymällä yrityksen liiketoimintaan, asiakkaisiin ja tapaan ratkaista heidän ongelmiaan. Me Good Callilla rakennamme myyntitarinan yhdessä asiakkaan kanssa noin 2,5 tunnin Million Dollar Pitch -työpajassa. Selvitämme, mitä yritys tarjoaa, kenelle palvelu sopii, miksi keskustelu kannattaa käydä ja mitä yritys tekee eri tavalla kuin muut. Muotoilemme tiedoista puhelussa toimivan viestin ja kysymykset, joiden avulla soittaja voi käydä päättäjän kanssa aidon keskustelun.
Myyntitarina ei tarkoita jäykkää skriptiä, joka luetaan sanasta sanaan. Testaamme viestiä ensimmäisissä puheluissa ja muokkaamme sitä päättäjiltä sekä myyjiltä saadun palautteen perusteella. Tavoitteena on saada aikaan puhelu, joka hyödyttää vastaanottajaa, erottuu massasta ja jää mieleen myös silloin, kun tapaamista ei heti synny.
Mitä hyötyä buukkauksesta syntyy yrityksen myynnille?
Buukkaus vapauttaa myyjien aikaa asiakastapaamisiin, tarjouksiin ja kauppojen edistämiseen. Buukkaaja tavoittaa oikeat henkilöt ja selvittää tapaamisen syyn ennen kuin myyjä liittyy keskusteluun. Työnjako vähentää aikaa, joka kuluu yhteystietojen etsimiseen ja päättäjien tavoitteluun.
Säännöllinen tapaamisten buukkaus tekee uusasiakashankinnasta myös tasaisempaa, koska myyntiin syntyy jatkuvasti uusia keskusteluja. Myyjät pystyvät suunnittelemaan ajankäyttöään paremmin, kun tapaamisia tulee kalenteriin tasaisesti. Päättäjiltä saadut vastaukset kertovat samalla, mitkä tarpeet toistuvat ja miten hyvin myyntiviesti toimii. Hyvä puhelu voi antaa arvokasta tietoa markkinasta ja jäädä päättäjän mieleen, vaikka tapaamista ei syntyisi heti.
Kenelle buukkauspalvelu sopii parhaiten?
Buukkauspalvelu sopii parhaiten yritykselle, joka myy arvokkaita B2B-palveluita henkilökohtaisten tapaamisten kautta. Palvelun järkevyyteen vaikuttaa etenkin myyntitapa, kohdemarkkinan koko ja mahdollisen asiakkuuden arvo. Näitä kolmea asiaa kannattaa tarkastella ennen buukkauksen aloittamista.
1. Myynti etenee henkilökohtaisten tapaamisten kautta
Buukkauksen tehtävänä on avata kaupallinen keskustelu ja saada oikea päättäjä tapaamaan myyjä. Se sopii esimerkiksi IT-konsultointiin, markkinointiin ja henkilöstön kehittämiseen liittyvien palveluiden myyntiin. Jos tavoitteena on tehdä kauppa suoraan puhelimessa, puhutaan buukkauksen sijaan ulkoistetusta puhelinmyynnistä.
2. Kohdemarkkina riittää tavoiteltuun tapaamismäärään
Yksittäinen buukkauskampanja voidaan toteuttaa esimerkiksi 300–500 yrityksen kohderyhmälle. Jos tavoitteena on jatkuva tapaamisvirta, se vaatii suuremman markkinan. Meidän nyrkkisääntömme on, että potentiaalisia yrityksiä pitäisi löytyä vähintään noin kymmenkertainen määrä tavoiteltuihin tapaamisiin nähden. Jos tavoitteena on 20 tapaamista kuukaudessa, vuodessa tarvitaan 240 tapaamista ja kohdemarkkinaan noin 2 400 potentiaalista yritystä.
Pienempääkin kohderyhmää voidaan lähestyä puhelimitse. Noin 50 yrityksen joukolle sopii esimerkiksi kartoittava telekampanja, jossa selvitetään nykyisiä ratkaisuja, tulevia hankkeita, investointisuunnitelmia tai palvelutarpeita. Tavoitteena ei silloin ole jatkuva tapaamisvirta, vaan täsmällisen markkinatiedon kerääminen.
3. Asiakkuuden arvo kestää buukkauksen kustannukset
Muutaman tuhannen euron palveluissa ulkoistetun buukkauksen kustannus nousee usein liian suureksi suhteessa mahdolliseen kauppaan. Kun ensimmäisen kaupan arvo on noin 10 000 euroa tai enemmän ja tapaamiset konvertoituvat kaupoiksi normaalilla tasolla, ulkoistetun buukkauksen matematiikka alkaa sen sijaan näyttää jo erittäin hyvältä.
Jos uuden asiakkaan vuosittainen arvo nousee kymmeniin tai satoihin tuhansiin euroihin, buukkaus on lähes aina varteenotettava asiakashankinnan tapa, kunhan myös kohderyhmä on riittävän suuri ja myynti tapahtuu henkilökohtaisten keskusteluiden kautta.
Milloin buukkauspalvelu kannattaa ulkoistaa?
Buukkauspalvelu kannattaa ulkoistaa, kun oma myyntitiimi tarvitsee lisää tapaamisia mutta ei ehdi etsiä yrityksiä ja tavoitella päättäjiä säännöllisesti. Autamme myös silloin, kun yritys haluaa testata uutta kohderyhmää tai markkinaa ilman oman tiimin kasvattamista.
Kohderyhmän ei tarvitse olla täysin valmis ennen yhteistyön aloittamista, sillä me autamme määrittelemään sopivat segmentit ja päättäjäroolit. Yhteydenotot osoittavat, mitkä ryhmät reagoivat viestiin parhaiten. Päättäjäkeskusteluista saamme myös arvokasta tietoa siitä, mikä markkinassa kiinnostaa, millaisia tarpeita ja esteitä nousee esiin ja missä kaupallisia mahdollisuuksia löytyy. Kehitämme kohderyhmää ja viestiä havaintojen perusteella. Jos haluat selvittää, sopisiko palvelumme yrityksesi myyntiin, ota meihin yhteyttä.
Mitä buukkaus maksaa?
Buukkauksen hinta riippuu työn määrästä, kohderyhmästä ja siitä, millaisia tapaamisia halutaan sopia. Hintaan vaikuttavat esimerkiksi tavoiteltavien päättäjien asema, yrityslistan koko, käytettävät kielet, tarvittava taustatyö ja raportointi. Me Good Callilla käytämme päivähintaa ja tapaamisperusteista hinnoittelua. Päivähinta alkaa noin 450 eurosta. Suomessa keskisuurten ja suurten yritysten C-tason päättäjille sovittujen tapaamisten hinta on noin 300 euroa tapaamiselta. Lopullinen hinta määritellään aina kampanjan tavoitteiden ja työn sisällön perusteella.
Halvin tapaamishinta ei välttämättä tarkoita edullisinta asiakashankintaa. Jos tapaaminen sovitaan väärän henkilön kanssa tai ilman kunnollista keskustelun aihetta, se ei auta myyntiä eteenpäin. Me Good Callilla tarkastelemme tapaamisen hinnan lisäksi asiakashankinnan kustannusta suhteessa mahdollisen asiakkaan arvoon. Tarjouksessa kerromme selkeästi, mitä palvelu sisältää, miten peruutukset käsitellään ja millaiset taustatiedot myyjä saa ennen tapaamista.
Miten buukkauksen tuloksia kannattaa mitata?
Buukkauksen tuloksia mitataan tapaamisten määrän, laadun ja myyntiprosessin etenemisen perusteella. Pelkkä kalenteriin lisättyjen tapaamisten määrä ei vielä kerro, kuinka moni tapaaminen toteutuu tai johtaa jatkokeskusteluihin. Me Good Callilla sovimme asiakkaan kanssa etukäteen hyvän tapaamisen kriteerit ja sen, miten myyjät antavat tapaamisista palautetta. Seuraamme tuloksia yhdessä säännöllisesti ja kehitämme tekemistä niiden perusteella. Myyjien palaute kertoo, vastaako asiakkaamme palvelu päättäjien tarpeisiin ja syntyykö tapaamisista todellisia myyntimahdollisuuksia.
Miten yritykselle valitaan sopiva buukkauspalvelu?
Buukkauspalvelua valitessa kannattaa selvittää, kuinka hyvin palveluntarjoaja on perehtynyt yrityksesi liiketoimintaan, asiakkaisiin ja myynnin tavoitteisiin. Hyvä kumppani ei lupaa vain täyttää kalenteria, vaan kertoo selkeästi, miten kohderyhmä valitaan, buukkaajat perehdytetään ja tuloksia seurataan. Indeedin mukaan ulkopuolinen palveluntarjoaja voi tuoda myyntiin kokemusta eri asiakasryhmistä sekä osaamista sopivien yritysten löytämiseen ja arviointiin.
Me Good Callilla aloitamme tutustumalla siihen, mitä asiakkaamme myy, kenelle palvelu sopii ja millaiset tapaamiset auttavat myyntiä eteenpäin. Kerromme avoimesti, miten valitsemme kontaktoitavat yritykset, valmennamme buukkaajat ja raportoimme tuloksista. Buukkauspilotin avulla yhteistyötä voi kokeilla käytännössä ennen pidempää sopimusta. Myös aiemmat referenssimme kertovat, millaisten yritysten ja toimialojen kanssa olemme työskennelleet.
Buukkauspalvelu pohdinnassa? Pyydä tarjous!
Onnistunut buukkaus yhdistää oikean kohderyhmän, kiinnostavan myyntiviestin ja huolellisen ensikontaktin.
Good Call tiimi sopii vuosittain yli 2 500 asiantuntijatapaamista ja tekee satoja päättäjähaastatteluja. Yhteistyö alkaa usein buukkauspilotilla, joka sisältää 20–30 tapaamista tai 10 soittopäivää. Pilotissa testaamme kohderyhmiä, kehitämme myyntiviestiä ja seuraamme tuloksia yhdessä asiakkaan kanssa. Tavoitteemme on sopia tapaamisia, joissa molemmat osapuolet tietävät, miksi keskustelu kannattaa käydä. Ota yhteyttä ja kerro, millaisia yrityksiä ja päättäjiä haluatte tavoittaa.
Lähteet
What Is B2B Appointment Setting? (Plus Importance and Tips)
Helping Closers Close More — The Important Role of Sales Development Representatives (SDR)
No Comments