Miten valmistautua B2B-myyntitapaamiseen, jonka joku toinen on sopinut?
Hyvä valmistautuminen tekee myyntitapaamisesta paremman sekä myyjälle että asiakkaalle. Kun tiedät etukäteen, kenen kanssa olet tapaamassa, mitä yrityksessä tapahtuu ja miksi tapaaminen on alun perin sovittu, pääset nopeammin olennaiseen.
Parhaimmillaan buukkaus ja myynti eivät ole kaksi erillistä vaihetta, vaan samaa kaupallista tekemistä. Tässä artikkelissa käymme läpi, miten tieto kulkee buukkaajalta myyjälle ja miten sovituista tapaamisista saadaan yhdessä enemmän irti.
5 tärkeintä nostoa artikkelista
Outbound-tapaaminen ei ole sama asia kuin inbound-tapaaminen. Asiakas voi olla missä tahansa vaiheessa ostopolkua, joten älä oleta valmista tarvetta.
Aloita valmistautuminen buukkaajan muistiinpanoista. Selvitä ennen kaikkea, miksi asiakas suostui tapaamiseen ja mitä ensimmäisessä keskustelussa nousi esiin.
Ajattele tapaamista jatkona jo alkaneelle kaupalliselle keskustelulle. Hyvä tiedonkulku SDR:n ja myyjän välillä auttaa myyjää jatkamaan siitä, mihin buukkaaja jäi.
Tee taustatyö, mutta valmistaudu kysymyksillä – älä oletuksilla. Tutustu yritykseen ja valmistele vähintään 3–4 hyvää discovery-kysymystä.
Sovi seuraava askel kalenteriin jo tapaamisen aikana. Se voi olla jatkotapaaminen, tarjouksen läpikäynti, uuden päättäjän mukaan ottaminen tai myöhemmäksi sovittu paluu.
Myynti on ihanan yksinkertaista, ainakin paperilla. Jotta myynti voi kasvaa, joko hintojen on noustava tai kauppamäärien kasvettava.
Kalenterissa olevien tapaamisten määrän lisääminen luo edellytyksiä kaupalliselle menestykselle, jos ne ovat oikeanlaisia (suunta ja laatu) ja jos niitä osataan hyödyntää oikein. Tässä artikkelissa pureudutaan jälkimmäiseen.
Organisaatiot, joissa myös itse tehdään proaktiivista uusasiakashankintaa, tyypillisesti osataan hyödyntää ostettujakin tapaamisia paremmin.
Teemme myös paljon yhteistyötä yritysten kanssa, joissa jostakin markkinassa tapahtuneesta muutoksesta johtuen myyjien, jotka ovat ennen nauttineet suorista kontakteista ja suuresta määrästä inboundia, pitääkin yhtäkkiä saada kauppaa aikaan omasta aloitteestaan.
Outbound-tapaaminen ei ole sama asia kuin inbound-tapaaminen
Näille organisaatioille on myös tärkeää ymmärtää, että outbound-tapaamiset eivät ole sama asia kuin tapaamiset ovat syntyneet ostajan aloitteesta eli ns. inboundina.
Asiakas tulee tapaamiseen erilaisilla odotuksilla silloin kuin hän on reagoinut yrityksenne markkinointiin tai ottanut itse yhteyttä. Tarve muutokselle on tunnistettu ja riippuen siitä oletteko ensimmäisten tai viimeisten joukossa, jotka asiakas on päättänyt tavata, mielikuva siitä, mitä tarvitaan ja mitä halutaan on jo melko selvä.
Outbound- tapaamisessa asiakas voi teoriassa olla missä vaiheessa ostopolkua hyvänsä. Toki modernit työkalut auttavat prospektoinnissa ja auttavat tunnistamaan mahdollisia avautuvia ostoikkunoita, jolloin kontaktoivat yritykset eivät ole enää pelkän arvailun varassa. Tämä tieto ei ole kuitenkaan täydellistä ja parhaan tilannekuvan saa edelleen soittamalla.
Potentiaalinen asiakas saattaa myös tarttua outbound-tapaamisehdotukseen monesta syystä:
- oppiakseen itse uutta
- tutustuakseen tarjontaan ollakseen valmis, kun tarve aktualisoituu
- tunnistettuaan puhelun aikana uuden haasteen, jota ei ollut aiemmin oivaltanut
- tunnistettuaan mahdollisen ratkaisun haasteeseen, jota ollaan akuutisti ratkaisemassa
- saadakseen benchmark-tarjouksen palveluun, jossa ostopäätös on jo melkein tehty
Jokainen näistä voi olla ihan perusteltu syy ottaa tapaaminen vastaan kunhan kohdeyritys on oikeanlainen ja henkilö sellainen, joka pystyy tekemään päätöksiä. Proaktiivinen myynti on asiakkaan palvelemista ennen kuin hänestä tulee asiakas.
Joskus outbound-kontaktoinnissa puhelut johtavat kalenterivaraukseen niin nopeasti, että kunnollista tilanneanalyysiä on mahdotonta tehdä. Kuitenkin useimmiten puheluissa taitava SDR osaa tunnistaa ostajan syitä ottaa tapaaminen vastaan.
Tästä syystä on erittäin tärkeää, että viestintä buukkaajan ja myyjän välillä toimii hyvin. Soittajan eli SDR (sales development representative) tehtävä on kuvata buukkauspuhelun aikana nousseita teemoja mahdollisimman hyvin, jotta myyjä pystyy valmistautumaan tapaamiseen. Meillä SDR:t tekevät kirjaukset joko asiakkaan CRM- järjestelmään tai lähettävät esimerkiksi myyjälle erillisen “briiffisähköpostin”, jossa kuvaavat käytyä keskustelua, tunnelmaa, prospektin kysymiä kysymyksiä ja muista saman organisaation päättäjien kanssa käydyistä keskusteluista saatua tietoa.
Miten valmistautua tapaamiseen, jonka joku toinen on sopinut?
1) Aloita soittajan tekemistä muistiinpanoista
Selviääkö muistiinpanoista miksi tapaaminen on sovittu? Mistä asiakas kiinnostui? Oliko henkilö kireä ja vastahakoinen vai avoimen kiinnostunut? Ihmisillä on luontaisesti erilaisia tapoja viestiä, niin myös soittajilla. Toiset kertovat kaiken – sekä olennaisen että turhanpäiväisen. Toiset eivät juuri mitään. Jos muistiinpanot eivät paljasta riittävästi, pyydä sellaista lisätietoa, joka auttaa sinua valmistautumaan tapaamiseen paremmin. Buukkaajan tärkein tehtävä on auttaa sinua onnistumaan myyntitapaamisissasi ja pääsemään tavoitteeseesi nopeammin.
Hyvästä briifistä selviää muun muassa seuraavia asioita:
- Kenen kanssa keskusteltiin ennen kun päädyttiin tähän henkilöön, jonka kanssa tapaaminen sovittiin?
- Mitä buukkaaja on jo keskustellut asiakkaan kanssa?
- Mikä sai asiakkaan kiinnostumaan?
- Mitä kysymyksiä asiakas esitti?
- Miksi hän suostui tapaamiseen?
2) Tee taustatyö ja valmistaudu hyvillä kysymyksillä
Kun soittajan ja myyjän yhteistyö ja kommunikaatio toimivat hyvin, tapaaminen on jatkumo sille samalle kaupalliselle keskustelulle, jonka SDR myyjän puolesta aloitti. Etenkin jos myyjä ei ole osallistunut soittolistan rakentamiseen eikä tunne yrityksiä etukäteen on tärkeä tutustua yrityksen liiketoimintaan ennen tapaamista. Soittajan muistiinpanojen ja verkkosivuston lisäksi tekoäly tuo valtavasti tehoa myyntitapaamisiin valmistautumiseen.
Selvitettäviä asioita esim.
- yrityksen strategia
- viimeisimmät uutiset
- investoinnit
- rekrytoinnit
- organisaatiomuutokset
- kilpailutilanne
Googlen AI-mode tai mikä tahansa käyttämäsi tekoäly voi tehdä taustatyön puolestasi todella nopeasti. Muista kuitenkin, että tärkein tiedonlähde on asiakas itse. Älä tee liian vahvoja olettamuksia oman researchisi pohjalta vaan pidä mieli avoimena. Tekoäly tekee myös virheitä ja olettaminen on aina vaarallista. Kun ensimmäinen keskustelu on käyty toisen henkilön kanssa ja aikaa kohtaamisten välillä on kulunut muutamasta päivästä muutamaan viikkoon, myös tapaamisen agenda voi muuttua.
Siksi modernin myyjän paras tapa valmistautua tapaamiseen uuden asiakkaan kanssa on valmistautua vähintään 3-4 hyvällä kysymyksellä. Suosittelen luomaan ChatGPT tai Claudeen skillin, joka auttaa hyvien discovery-kysymysten muodostamisessa.
3) Discovery call ennen tapaamista
Joskus voi olla viisasta soittaa asiakkaalle ennen tapaamista ja kysyä pari kysymystä, joilla ensitapaamisesta tehdään asiakkaalle entistä arvoa tuottavampi. Etenkin jos vaikuttaa siltä, että asiakas on tekemässä nopeita päätöksiä, lyhyt täsmäpuhelu ennen varsinaista tapaamista voi olla game changer. Etenkin jos myyt arvokkaita palveluita, asiakkaan palvelu ja “extran” tekeminen myyntivaiheessa erottavat sinut muista myyjistä sekä luovat mielikuvan siitä, millaista yrityksenne kanssa työskentely tulevaisuudessa olisi.
4) Verkostoidu LinkedIn:ssä
Kun kalenterikutsu kolahtaa kalenteriin, tee heti kaksi asiaa. Seuraa yritystä LinkedIn:ssä ja lähetä päättäjälle verkostoitumispyyntö lyhyellä introlla mahdollisimman pian. Kerro odottavasi tapaamista jo innolla ja pyydä olemaan suoraan sinuun yhteydessä tästä eteenpäin. Muista, että esitetty kysymys aktivoi vastapuolta vastaamaan kun taas “hyvää viikon jatkoa” tyypillisesti sulkee keskustelun. Jos vielä käyt reagoimassa tai kommentoimassa johonkin prospektin LinkedIn-postaukseen teet jo paljon enemmän kuin keskivertomyyjä, mutta ajankäytöllisesti puhutaan noin minuutin tai parin toimenpiteestä.
5) Aseta tapaamiselle selkeä tavoite
Tapaamisen tavoitteena pitäisi olla selkeä seuraava askel, joka sovitaan kalenteriin jo tapaamisen aikana. Se voi olla jatkotapaaminen, keskustelu, johon otetaan mukaan toinen päättäjä tai tarjouksen läpikäynti. Itse en lähettäisi kustomoitua tarjousta ilman, että tarjouksen läpikäynti on sovittu kalenteriin ja sitä voidaan tarvittaessa vielä muokata yhdessä. Jos ajankohta ei ole vielä oikea, myös myöhempi paluu asiaan kannattaa monesti sopia valmiiksi kalenteriin. Tavoite toimii samalla erinomaisena KPI-mittarina SDR ja myyjän välisen yhteistyön arvioinnissa. Kuinka moni keskusteluista johti tarjouspyyntöön tai jatkotapaamiseen. Tätä lukua optimoimalla myös buukkauksen tuloksekkuutta lisätään.
Piste i:n päälle: Löydä joku yhteinen tekijä itsesi ja prospektin välillä, tulee se sitten SDR:n memoista, prospektin LinkedIN:stä, yhteisistä tutuista tai prospektin kirjoittamasta artikkelista. Mitä suuremmasta potentiaalisesta kaupasta on kyse, sitä enemmän valmistautumista ensitapaaminen vaatii.
Buukkaajan ja myyjän yhteistyö mahdollistaa korkeamman hitraten tapaamisista kaupoiksi. On kuitenkin hyvä muistaa, että hitratella ei ole mitään merkitystä, jos tapaamismäärä on liian pieni.
Hyvin valmisteltu outbound-tapaaminen alkaa jo ennen kalenterikutsua. SDR:n tehtävä ei ole vain saada tapaamista kalenteriin, vaan välittää myyjälle riittävästi tietoa, jotta tämä pystyy jatkamaan jo alkanutta kaupallista keskustelua. Myyjän tehtävä puolestaan on käyttää tieto hyväksi, tehdä oma taustatyönsä ja tulla tapaamiseen hyvillä kysymyksillä, ei valmiilla oletuksilla
Kirjoittaja on Good Callin perustaja ja toimitusjohtaja sekä pitkän linjan B2B-myynnin ammattilainen. Hän on työskennellyt B2B-myynnin, uusasiakashankinnan ja kaupallisten tutkimusten parissa vuodesta 2013 sekä valmentanut myyntiä ja myynnin ammattilaisia Suomessa ja kansainvälisesti.